Mirandre

U današnje vreme se tvrdi da je svakome od nas neophodan dobar knjigovođa. Pokušajmo da utvrdimo koliko istine ima u iznetoj tvrdnji. Prvo, da li uopšte znamo koji asortiman usluga nude knjigovodstvene agencije? Šta od datih usluga možemo ili znamo i sami da uradimo? Da li su cene takvih usluga pristupačne ili nisu? Kako biti siguran da smo napravili dobar izbor agencije? Pružaju li knjigovodstvene agencije online usluge? Ili je baš obavezno da svaki put zakazujemo svoje termine? Uživo? Na ova i još mnoga pitanja pokušaćemo da ponudimo odgovore u daljem tekstu.

Imate svoje malo, srednje ili veliko preduzeće. Preduzetnik ste, vlasnik ili osnivač preduzeća, udruženja ili radionice, ili želite da to postanete. Usluge koje su vam neophodne su ukratko rečeno prijem i priprema dokumentacije, knjigovodstvene usluge, računovodstvene usluge, poreski finansijski konsalting odnosno savetodavne usluge.

Usluge koje su vam potrebne u knjigovodstvenom delu poslovanja a deo su palete usluga svake knjigovodstvene agencije su:
-poslovi registrovanja privrednih društava, poslovi vezani za prikupljanje potrebne dokumentacije i njihovu pravovremenu predaju

-poslovi vezani za robno-novčano knjigovodstvo, finansijsko knjigovodstvo, vođenje istih

-poslovi vezani za analitiku kupaca i dobavljača, vođenje glavne knjige i pomoćnih analitičkih evidencija kupaca i dobavljača

-poslovi vezani za izradu kalkulacija u maloprodaji i veleprodaji, vođenje evidencije u promenama pri robnom i magacinskom poslovanju -poslovi knjiženja sve ulazne i izlazne dokumentacije

-svi poslovi vezani za blagajnu

-poslovi oko obračuna ličnih zarada zaposlenih, doprinosa, priprema i izrada uplatnih naloga u svrhu plaćanja pripadajućih poreza

-poslovi vezani za PDV, obračun, kontrolisanje ulaznih računa, vođenje propisane PDV evidencije

-prijava i odjava zaposlenih -poslovi vezani za obračun i evidentiranje amortizovanih sredstava, knjigovodstveno i u svrhu evidentiranja poreskog balansa poslovi vezani za izradu godišnjeg odnosno završnog računa na osnovu izrade bilansa stanja, bilansa uspeha odnosno statističkog bilansa kao i izrada vanrednih bilansa koji se odnose na menadžment ili bankarske kredite

poslovi koji se odnose na izradu poreskog bilansa, poreske prijave bilansa na dobit, odnosno izrada pojedinačnih poreskih prijava

-poslovi vezani za opštu analizu poslovanja ili obračun rezultata

-konsalting usluge odnosno savetodavne usluge

-usklađivanje poslovanja na svim nivoima u skladu sa aktuelnom zakonskom regulativom, davanje obaveštenja ako u njoj dođe do promena, upozoravanje na eventualno načinjene greške u prethodnom knjigovodstvenom radu i njihova korekcija

Zakon o knjigovodstvu i reviziji i drugi pripadajući odnosno prateći zakoni regulišu rad knjigovodstvenih agencija i njihova obaveza je striktno pridržavanje i sprovođenje istih. Svaka knjigovodstvena agencija dužna je da ispravno vodi evidenciju novonastalih promena u poslovnom radu i da i da sve promene ispravno beleži, vodi u vidu poslovne dokumentacije.

Poslovna dokumentacija, rad sa njom, njena izrada, zavođenje, primopredaja, standardi u njenom popunjavanju u skladu sa važećim zakonima o opštim aktima ili posebno sačinjenim dokumentima a opet u skladu sa trenutno važećim zakonima je obiman posao i većina pravnih subjekata ili pravnih lica odlučuje se za usluge knjigovodstvenih agencija. Pravno lice u obavezi je da knjigovođi dostavi originalni dokument ili dokumentaciju svih segmenata rada svoje organizacione jedinice. Da li će je dostavljati dnevno, nedeljno ili mesečno stvar je dogovora ili je ugovorno rešeno između pravnog subjekta i knjigovodstvene agencije ili knjigovođe.

Nije loše uložiti malo dodatnog truda i pre nego što potrebnu dokumentaciju odnesete knjigovođi istu iskopirate i oformite svoj vlastiti arhiv. Zakon o računovodstvu i reviziji dozvoljava da sva dokumenta vezana za rad računovodstvene agencije mogu biti dostavljena ili arhivirana i u elektronskoj formi. Sve više knjigovodstvenih agencija nude svoje usluge i rade ovim, elektronskim načinom poslovanja.

Osim već navedenih standardnih usluga koje nude, mnoge knjigovodstvene agencije nude i specijalno prilagođene vrste usluga koje mogu biti:

-izrada analitičkih i drugih izveštaja o poslovanju, evidentiranje konta, salda kao i izrada različitih vrsta listinga

- na osnovu statističkog uvida u rad i poslovanje izrađuju se predlozi koji se odnose na racionalizaciju svih postupaka koji se odnose na računovodstveni deo šire celine

-analiziranje i procenjivanje odnosno krajnje ocenjivanje boniteta klijenata sa kojim sarađujete

- Pomoć u izradi daljoj razradi poslovnih planova, izrada studije projektne izvodivosti

- pomoć pri odabiru, svim poslovima oko dokumentacije i pripremanju neophodne dokumentacije vezane za kredite i pozajmice

-periodično neophodna finansijska analiza poslovanja

-procenjivanje vrednosti samog preduzeća i pripadajuće opreme

-spremnost na saradnju ukoliko postoji potreba za sudskim finansijskim veštačenjem

Osnovni vid a iskustveno i najučinkovitiji je dogovor. Ako sa knjigovodstvenom agencijom odnosno zaposlenima čiji ste klijent imate samo ugovor koga se pridržavate, to ni u kom slučaju nije dovoljno. Neophodno, naravno ali nedovoljno. Čestim razgovorima bilo lično ili bar nekim drugim sredstvima napredne tehnologije ostvarujete kontinuitet u uzajamnom delovanju i time se ostvaruje timski pristup radu kao najefikasniji vid saradnje a koji se odnosi na prikupljanje, obradu i analizu svih podataka vezanih za poslovanje i svu prateću dokumentaciju.

U zavisnosti od vida vaše delatnosti, organizacione forme preduzeća i njene veličine, vlasničke strukture zavise i količina neophodnih podataka pa tako i količine i vrste dokumentacije koja se procesuira i nezaobilazno, mesto gde se podaci obrađuju. Važno je da kao klijent sa knjigovođom utvrdite svoje obaveze i odgovornosti prema knjigovodstvenoj agenciji. Vaše dužnosti i obaveze su pre svega poštovanje rokova pri dostavljanju dokumenata. Nije zakonski rok jedini kojeg se morate pridržavati. Vi ste takođe odgovorni da li je vaša dokumentacija validna, odnosno izrađena na osnovu zakonskih regulativa. Nezaobilazni momenat je onaj koji je vezan za likvidaturu istih. Dužni smo da, kao klijenti kontrolišemo proveru jer neposredno odgovaramo svojom overom, i prosleđujemo istinite, ispravne podatke vezane za sve poslovne promene u svom radu a na koje se priložena dokumenta odnose.

Naše poslovno okruženje sastoji se od mnogobrojnih knjigovodstvenih agencija i svakodnevno raste potreba za njihovim uslugama. Izbor adekvatne knjigovodstvene agencije je na klijentu. Takozvano „malo“ preduzetništvo ne zahteva potrebu za knjigovodstvenim uslugama većeg obima i često se ljudi koji se bave ovim vidom preduzetništva sami bave svojim knjigovodstvom, bilo da su se dodatno edukovali na tom području poslovanja ili im knjigovodstvene usluge naprosto ne trebaju.

Malo zahtevnije poslovanje od vas će zahtevati i obimniji knjigovodstveni posao. Tada je najbolje angažovati knjigovođu ili knjigovodstvenu agenciju sa svim uslugama koje ona može da vam ponudi u skladu sa vašim potrebama. Imati knjigovodstvenu agenciju za svog partnera u poslovanju je mnogo ozbiljniji pristup saradnji, Takav vid saradnje omogućuje vam uvid u poslovanje u bilo koje vreme, strogo i ažurno vođeno.

Najsavremeniji vid poslovanja koji uzima sve više maha u poslovanju knjigovodstvenih agencija je elektronski. Uprošćeno rečeno, internet nam omogućava blisku saradnju bez neposrednog kontakta. I klijent, koji puni svoju programsku bazu poslovnim podacima i knjigovođa koji putem programa za udaljenu podršku ima pristup klijentovoj bazi podataka na ovaj način timski rade i na taj način ne gube dragoceno vreme na dostavu dokumenata, prekucavanje, ažuriranje ili arhiviranje istih.

Iz nekog razloga potrebne su vam usluge knjigovodstvene agencije. Osnivate novo preduzeće. Proširujete poslovanje već postojećeg preduzeća. Vaša dojučerašnja agencija više vas ne zadovoljava. Ti i mnogi drugi razlozi navešće vas da krenete u potragu za knjigovodstvenom agencijom koja će zadovoljiti vaše potrebe ali i zahteve vrlo specifične za vaš način poslovanja u okvirima organizacione forme za koju ste se odlučili. Imajući u vidu zaista ogroman broj knjigovodstvenih agencija koje na našem tržištu postoje, izbor zaista nije lak.

Niko od nas ne želi da gubi vrlo dragoceno vreme. Nemamo svi baš mnogo strpljenja za višečasovna čekanja u kilometarskim redovima ispred vrata neke kancelarije. Ne želimo da stagniramo u svom poslu i svaka prepreka, koliko god nam se mala činila je ipak-prepreka koju treba na neki način prevazići. Neke agencije imaju u svojoj ponudi i ovu, nimalo zanemarivu pomoć klijentima.

Važno je da o samoj agenciji saznate što je više moguće, pre nego što počnete saradnju. Koliko dugo postoji može biti pokazatelj kvaliteta njenog rada. Svaka knjigovodstvena agencija kada se oglašava prilaže svoje reference ili preporuke, koje sadrže egzaktne podatke o saradnji sa preduzećima u ranijem vremenskom periodu. Nije loše pozvati neka od preduzeća i upitati za mišljenje o kvalitetu agencije koju ste odabrali.

Još jedan od pokazatelja koji mogu prevagnuti u vašoj potrazi je uvid u to koji poslovni knjigovodstveni softver koristi dotična knjigovodstvena agencija. Bilo bi korisno informisati se na tu temu pre nego što tako nešto upitate.

Svaka knjigovodstvena agencija obavezna je da u svom radu poznaje i što striktnije sprovodi zakonske regulative koje određuju rad preduzeća čijim knjigovodstvom se bavi, mora biti u toku sa promenama ili dešavanjima na tom polju. Naravno da posebna analiza ove tvrdnje nije potrebna.

Na knjigovodstvenoj agenciji je da od vas prikuplja potrebna dokumenta. Knjigovođa će vam često biti potreban i van radnog vremena agencije ili vašeg preduzeća. I ove potrebe ne smeju biti problem vašem knjigovođi. Cena koštanja usluga knjigovodstvenih usluga varira ali ne značajno i uglavnom nam nije opredeljujući faktor u izboru svoje knjigovodstvene agencije. Ipak potrebno je obratiti pažnju na nekoliko načina plaćanja.

Nije najbolje rešenje plaćati usluge po satu, osim možda jednokratne usluge. Da bismo izbegli faktor iznenađenja u datom obračunskom periodu, najbolje je platiti rezultat a ne količinu utrošenog vremena .

Pre nego što se odlučite za neki od paketa usluga koje neke knjigovodstvene usluge nude kao povoljne, a koje se plaćaju na mesečnom nivou, dobro proverite da li taj i takav paket usluga obuhvata sve usluge koje su vam potrebne. Nema potrebe plaćati usluge koje ne koristite ili dodatno plaćati usluge koje već gotov paket ne sadrži.

Najbolji način je prezentacija potreba klijenta, detaljno predstavljena u skladu sa svim karakteristikama poslovanja i njenim specifičnostima. Knjigovodstvena agencija koja kvalitetno obavlja svoj posao uzeće u razmatranje i evaluirati sve potrebe i zahteve klijenta i formirati cenu koštanja svog rada na mesečnom nivou. Time se obezbeđuje kvalitetna poslovna saradnja na obostranu korist i zadovoljstvo i garancija je višegodišnje uspešne saradnje.

U većini slučajeva najbolje je angažovati za svoje potrebe knjigovodstvenu agenciju. One zapošljavaju i uskospecijalizovane stručnjake u okviru poslovanja i time se usluge koje vam nude mogu rasporediti i sveobuhvatno zastupiti. Na taj način vam se garantuje poštovanje rokova i kvalitet u radu, naročito ako vaš radni delokrug ima specifične potrebe po svojoj prirodi posla koji se bavite.

U potrazi za što kvalitetnijom i /ili jeftinijom uslugom susretaćemo se sa offshore ili međunarodnim knjigovodstvom. Preporuka je da se držite knjigovodstvenih agencija u svojoj zemlji. Ako je vaš biznis vezan za jednu zemlju, onda su i zakoni, propisi pravila koja se na knjigovodstvo odnose u skladu sa svim navedenim u istoj zemlji. Previše prepreka, od onih vezanih za komunikaciju, do formalnih neće vam uštedeti ni vreme ni novac, naprotiv.

Neophodno je da sa knjigovodstvenom agencijom uspostavite ali i negujete poverljiv odnos pre svega. Agenciji poveravate esencijalno iz svog poslovanja! Poveravanjem knjigovodstvenoj agenciji tog veoma značajnog dela svog poslovanja na velikom ste dobitku-ostaje vam mnogo više vremena koje ćete provesti u kreiranju i oplemenjivanju svog biznisa.

Ako ste se odlučili i odabrali knjigovodstvenu agenciju koju želite da angažujete, još jednom proverite posto i li bilo koji razlog koji bi mogao da vas odgovori.

Ako je cena koju je za svoje usluge, na osnovu svega izloženog knjigovodstvena agencija ponudila, ako je ta cena prihvatljiva i u stanju ste da je plaćate, to je to.

Ako ste u razgovoru sa zaposlenima ili predstavnikom knjigovodstvene agencije unapred čuli sve odgovore na pitanja koja ste želeli da postavite, ako ste odgovorno informisani u svakom trenutku, ako razgovor teče spontano jer je knjigovođa dobro pripremljen i upoznat sa specifičnostima vašeg poslovanja, ako ste dogovorili svakodnevnu komunikaciju, otvorenu i jasnu, znaćete da ste došli na pravo mesto.

Nije moguće testirati usluge knjigovodstvenih agencija i ta činjenica unekoliko otežava izbor. Ipak, kada ste već angažovali knjigovodstvenu agenciju sa svojim uslugama, poštovanje rokova i kvalitet u radu biće vam najbolji pokazatelj da li ste napravili pravi izbor za sebe i svoj biznis.
J. S.